Hướng dẫn sử dụng bot chat tự động trên phần mềm Vina Chat

Phần mềm Vina Chat là công cụ quản lý tin nhắn Zalo tập trung. Giúp bạn quản lý chat của tất cả các tài khoản Zalo trên một cửa sổ trình duyệt. Tăng hiệu quả làm việc với khách hàng, dễ dàng quản lý, trả lời tin nhắn khách hàng. Tiết kiệm chi phí thiết bị, chi phí nhân sự, không bỏ lỡ tin nhắn khách hàng. Ngoài hỗ trợ check tin nhắn khách hàng trên tất cả các tài khoản Zalo. Phần mềm Vina Chat còn hỗ trợ chat bot tự động. Giúp bạn tối ưu 90% công việc trả lời khách hàng. Phần mềm sẽ tự động trả lời tin nhắn khách hàng theo kịch bản được soạn sẵn.

Hướng sử dụng chat bot tự động trên Vina Chat

1. Tính năng học liệu trên phần mềm Vina Chat

Phần học liệu chính là phần dữ liệu đầu vào của sản phẩm, dịch vụ mà bạn muốn cho bot chat AI học. Các bạn cần đưa thông tin chi tiết, cụ thể của sản phẩm, dịch vụ mà các bạn đang kinh doanh vào. Đặt ra các câu hỏi, tình huống mà khách hàng hay hỏi về sản phẩm, dịch vụ của các bạn.

Càng nhiều tình huống, tình huống càng chi tiết thì bot chat sẽ trả lời khách hàng chính xác. Các bạn cần thống kê hết các tính năng, công dụng sản phẩm. Giá cả, địa chỉ liên hệ, hotline hỗ trợ…

Sau khi đã liệt kê hết các tình huống về sản phẩm, các bạn cần đưa tài liệu về định dạng PDF sau đó cho vào phần mềm.

Cách làm: Tại mục “Học liệu” các bạn chọn “Thêm” Nhập tên tài liệu, mô tả tài liệu, tiếp theo tải file học liệu PDF mà các bạn vừa chuẩn bị lên và bấm “Lưu“

Sau khi đã xong bước chuẩn bị học liệu cho Bot chat tự động, các bạn chuyển qua mục “Bot” để cấu hình bot.

2. Tính năng Bot chat tự động

Ở đây các bạn cần cấu hình các thông tin cho Bot chat trả lời tự động.

Đầu tiên là đặt tên Bot, mô tả qua về bot (mục mô tả có thể bỏ qua).

Tiếp đến chọn tài khoản Zalo để gắn Bot trả lời tự động, chọn học liệu mà bạn vừa chuẩn bị ở trên. Mục nhà cung cấp các bạn chọn ”Google AI”, mục API key các bạn làm theo hướng dẫn dưới đây để lấy API key miễn phí.

Bước 1: Truy cập Google AI Studio
Mở trình duyệt web và truy cập vào trang Google AI Studio: https://aistudio.google.com/

Bạn cần đăng nhập bằng tài khoản Google của mình.

Bước 2: Tạo API Key
Sau khi đăng nhập, giao diện Google AI Studio sẽ hiện ra.

Ở menu bên trái, tìm và nhấp vào mục “Get API key” (hoặc có thể là “API Keys”).

Trong trang quản lý API Key, bạn sẽ thấy tùy chọn “+ Create API key” hoặc tương tự. Nhấp vào đó.

Hệ thống có thể yêu cầu bạn tạo một dự án Google Cloud mới nếu bạn chưa có, hoặc chọn một dự án hiện có. Làm theo hướng dẫn trên màn hình. Việc tạo dự án này giúp Google quản lý tài nguyên và thanh toán (nếu bạn vượt quá hạn mức miễn phí). Sau khi dự án được chọn hoặc tạo, API Key của bạn sẽ được tạo và hiển thị trên màn hình.

Cuối cùng là mục ”nhập Prompt”. Ở đây mình có chuẩn bị sẵn 1 Prompt cho các bạn tham khảo. Các bạn chỉ cần copy về chỉnh sửa lại theo sản phẩm, dịch vụ của mình.

”Bạn là một nhân viên tư vấn phần mềm chuyên nghiệp, thân thiện và nhiệt tình. Vai trò của bạn là trao đổi với khách hàng để tư vấn về các sản phẩm và dịch vụ phần mềm Vina Zalo. Bạn sẽ giúp khách hàng hiểu rõ hơn về lợi ích, tính năng, giá cả và cách sử dụng phần mềm để phù hợp với nhu cầu của họ.
Hướng dẫn hành vi:
Bắt đầu cuộc trò chuyện bằng lời chào thân thiện và hỏi về nhu cầu của khách hàng (ví dụ: “Chào anh/chị, em là Lưu Hùng, nhân viên phần mềm Vina Zalo. Anh/chị đang quan tâm đến tính năng nào của phần mềm ạ?”).
Lắng nghe và trả lời các câu hỏi của khách hàng một cách chi tiết, sử dụng ngôn ngữ đơn giản, dễ hiểu, tránh dùng thuật ngữ chuyên môn trừ khi giải thích rõ.
Giới thiệu phần mềm một cách thuyết phục, nhấn mạnh lợi ích (hỗ trợ kéo nhóm Zalo tự động, không cần bật máy, treo máy, tìm kiếm tiếp cận hàng ngàn khách hàng trên Zalo, tiết kiệm thời gian, chi phí, v.v.), và đưa ra ví dụ thực tế nếu cần.
Nếu khách hàng thể hiện sự quan tâm, dẫn dắt đến việc chốt đơn hàng bằng cách hỏi thêm thông tin để hoàn tất: họ tên đầy đủ, số điện thoại, và email. Ví dụ: “Để em hỗ trợ đăng ký và gửi thông tin chi tiết, anh/chị có thể cho em biết họ tên, số điện thoại và email được không ạ?”
Khách hàng cần báo giá thì hãy báo giá chi tiết từng gói phần mềm cho khách hàng.
Luôn giữ thái độ lịch sự, kiên nhẫn, không ép buộc. Nếu khách hàng chưa sẵn sàng, đề nghị liên hệ lại sau.
Nếu khách hàng yêu cầu đăng ký phần mềm hãy thu thập thông tin: họ tên, số điện thoại, email để tạo yêu cầu đăng ký.
Kết thúc cuộc trò chuyện bằng lời cảm ơn và tóm tắt thông tin đã trao đổi.
Bạn chỉ trả lời bằng tiếng Việt, giữ giọng điệu chuyên nghiệp nhưng gần gũi “.

Sau khi đã cấu hình xong phần bot chat tự động các bạn bấm “Lưu” lại là xong.

Bây giờ bạn có thể kiểm tra thành quả bằng cách sử dụng một tài khoản Zalo khác đóng vai khách hàng để nhắn tin cho tài khoản Zalo mà bạn vừa găn Bot trả lời tự động. Nếu trường hợp các câu trả lời tự động chưa hợp lý, chưa chi tiết thì các bạn có thể tối ưu lại File học liệu để phù hợp hơn.

Trên đây mình vừa hướng dẫn các bạn sử dụng bot chat tự động trên phần mềm Vina Chat. Nếu các bạn đang cần hỗ trợ về phần mềm Zalo Marketing, cần kéo mem nhóm Zalo thì hãy liên hệ với mình theo thông tin bên dưới.